Mengejar sewa yang belum dibayar

Guna panduan ini apabila penyewa tertunggak sewa. Autorentic menunjukkan setiap bil yang belum dibayar, menghantar peringatan melalui e-mel kepada penyewa pada hari yang ditetapkan, membolehkan anda menghantar peringatan sendiri, dan boleh menambah penalti bayaran lewat pada bil.

Lebih suka menonton dahulu? Video 20 saat ini menunjukkan skrin yang sama, tanpa bunyi.

Jika penyewa membayar anda di luar Autorentic, rekodkannya. Lihat merekod bayaran tunai atau pindahan bank.

Mencari bil yang belum dibayar

1. Klik Billing di bawah Money, kemudian klik Invoices.
2. Lihat lajur Status bagi setiap bil.

Maksud statusnya:

• Unpaid: tiada bayaran direkodkan. Label ini kekal selepas tarikh tamat, jadi semak lajur Due date untuk melihat bil yang lewat.
• Partially paid: sebahagian wang telah direkodkan.
• Late: hanya muncul pada bil yang dibahagikan kepada bahagian, apabila satu bahagian yang masih perlu dibayar telah melepasi tarikh tamatnya.
• Paid dan Cancelled: tiada lagi yang perlu dibayar.

Lajur Due date menunjukkan tarikh setiap bil perlu dibayar.

3. Klik nombor invois bil untuk membukanya.

Halaman bil menunjukkan lencana status yang sama. Guna butang Manage pada bil untuk merekod bayaran.

Melihat bil tertunggak di papan pemuka

Papan pemuka mempunyai kotak Overdue Invoice. Ia menyenaraikan sehingga 20 bil belum dibayar yang terkini, dikumpulkan mengikut bulan, untuk julat tarikh yang ditunjukkan pada papan pemuka.

1. Klik Dashboard di bar sisi.
2. Cari kotak Overdue Invoice.
3. Klik View all invoices di bahagian atas kotak untuk membuka senarai invois penuh.

Melihat setiap bil belum dibayar dengan bilangan hari lewat

Laporan tunggakan menyenaraikan setiap bil yang belum dibayar dengan bilangan hari sejak tarikh bil itu.

1. Klik Reports di bar sisi, kemudian klik Reports di bawahnya.
2. Buka menu laporan di bahagian atas kanan, kemudian pilih Outstanding & Arrears.
3. Klik kotak tempoh. Ia menunjukkan This month. Pilih Last 3 months untuk memasukkan bil yang lebih lama.

Lajur Days Late mengira hari sejak tarikh setiap bil. Lajur Bucket mengumpulkannya kepada 1 hingga 30 hari, 31 hingga 60 hari, 61 hingga 90 hari dan lebih 90 hari. Jumlah di bahagian atas menambah amaun yang perlu dibayar.

Menghantar peringatan sendiri

Ada dua cara menghantar peringatan daripada laporan ini. Kedua-duanya berkelakuan berbeza.

Butang anak panah dalam baris menghantar serta-merta. Ia tidak mempunyai langkah pengesahan. Guna hanya apabila anda pasti. Tooltip butang berbunyi Send reminder. Jika penyewa tiada alamat e-mel, tooltip berbunyi No email on file dan tiada e-mel dihantar.

Menghantar beberapa peringatan sekaligus meminta pengesahan dahulu. Guna cara ini untuk menghantar kepada seorang atau lebih penyewa dengan langkah pengesahan.

1. Tandakan kotak semak di permulaan baris penyewa.

2. Klik Send Reminders di atas jadual.
3. Baca dialog itu. Ia menyatakan berapa ramai penyewa akan dihantar e-mel.

4. Klik Send Reminders dalam dialog untuk menghantar, atau klik Cancel untuk berhenti tanpa menghantar apa-apa.

Setiap peringatan menyenaraikan bil belum dibayar penyewa, dengan hari lewat bagi setiap bil, dan jumlah yang perlu dibayar. Autorentic menunjukkan mesej apabila penghantaran selesai. Jika penyewa tiada alamat e-mel direkodkan, mesej itu menyatakan tiada e-mel dihantar.

Apa yang Autorentic hantar secara automatik

Autorentic menghantar peringatan ini tanpa anda perlu buat apa-apa. Setiap satu dijalankan pada tengah malam, waktu Kuala Lumpur.

Peringatan kepada penyewa bagi setiap bil belum dibayar. Peringatan dihantar melalui e-mel kepada penyewa pada tiga tarikh bagi setiap bil yang masih belum dibayar:

• Pada tarikh bil. Subjek bermula dengan Invoice Due Today.
• 7 hari selepas tarikh bil. Subjek bermula dengan Overdue Invoice.
• 14 hari selepas tarikh bil. Subjek bermula dengan Overdue Invoice.

Bil yang dibayar sebelum tarikh peringatan tidak menerima peringatan. Draf invois (aplikasi juga memanggilnya proforma) tidak menerima peringatan. Bil yang penyewanya tiada alamat e-mel tidak menerima e-mel peringatan. Penyewa juga melihat notis dalam akaun mereka pada hari-hari tersebut.

Ringkasan kepada anda. Pada 1hb, 15hb dan 29hb setiap bulan, Autorentic menghantar e-mel Unpaid Invoice Summary kepada PM yang mencipta bil-bil tersebut. Ia menyenaraikan bil anda yang tarikhnya telah lebih 7 hari berlalu dan masih belum dibayar.

Menambah penalti bayaran lewat

Anda boleh menetapkan penalti untuk sesebuah hartanah. Kemudian Autorentic menambah caj pada bil yang masih belum dibayar selepas tempoh tangguh.

1. Klik Properties di bar sisi, kemudian buka hartanah itu.
2. Klik Edit.
3. Tatal ke bahagian Late payment penalty.
4. Pilih Type: Percent atau Fixed Amount. Pilih No Penalty untuk mematikan penalti.
5. Taip Amount. Bagi Percent, taip peratusannya. Bagi Fixed Amount, taip jumlah dalam ringgit.
6. Taip Grace Period (No. of Days).
7. Klik Save.

Pada hari tempoh tangguh tamat, jika bil masih belum dibayar, Autorentic menambah baris bernama Penalty Fee pada bil. Bagi Percent, caj itu ialah peratusan tersebut daripada jumlah bil sebelum cukai. Bagi bil yang dibahagikan kepada bahagian, ia ialah peratusan daripada bahagian yang masih perlu dibayar. Bagi Fixed Amount, caj itu ialah amaun yang anda taip. Bil menerima caj itu sekali. Bil yang dibahagikan kepada bahagian menerimanya sekali bagi setiap bahagian yang lewat.

Dua perkara perlu diketahui:

• Tempoh tangguh diambil daripada salinan hartanah yang disimpan pada bil ketika bil itu dibuat. Bil yang dibuat sebelum anda menetapkan penalti tidak menerima caj.
• Draf invois tidak menerima caj langsung.

Langkah seterusnya

• Jika bil masih Unpaid selepas 14 hari, hantar peringatan daripada laporan tunggakan. Tandakan penyewa, kemudian klik Send Reminders.
• Jika penyewa membayar anda secara tunai atau pindahan bank, rekodkan bayaran itu. Lihat merekod bayaran tunai atau pindahan bank.
• Jika bil sepatutnya mempunyai caj penalti tetapi tiada, semak bahagian Late payment penalty pada hartanah itu. Kemudian semak sama ada bil dibuat selepas anda menetapkan penalti.